Momentopname
Een voorraadtelling is een momentopname, bijv. op 31 december 2021. De beginvoorraad plus uw inkopen over 2021 minus de eindvoorraad resulteren in de uiteindelijke inkopen 2021. Zoals u weet, is dit de basis van waaruit de winstmarge over 2021 wordt berekend. Let op. Hoe groter de onjuistheden in de voorraadtellingen, hoe groter de afwijkingen in de winstmarge zullen zijn. Een juiste voorraadtelling is dan ook van belang voor een juiste winstmarge.

Waardering van uw voorraad

U waardeert de voorraden die op het einde van het boekjaar aanwezig zijn tegen kostprijs. Maar hoe waardeert u nu de voorraad van reeds door u bereide producten of aangebroken eenheden?

Tellijst
Het makkelijkst is het om de tellijst in te delen volgens de route waar u de voorraad heeft opgeslagen in uw onderneming. Heeft u op drie plekken dezelfde producten staan, dan noteert u dat zo op de tellijst. Dit gaat snel en zo maakt u minder fouten. Tip. Zet in uw voorraadlijst meteen de actuele inkoopprijzen, zodat uw boekhouder daar geen ‘kostbare’ tijd aan kwijt is.

Scheiden
Houd rekening met goederen die van elkaar gescheiden moeten worden. Denk daarbij bijv. aan verpakkingsmaterialen die u gebruikt. Deze horen niet thuis onder de post ‘Inkoopwaarde omzet’, maar deze horen thuis onder de groep ‘Verpakkingsmaterialen’. Deze leveren immers geen omzet op. Let op. Houd u hier geen rekening mee, dan zal er een margeverschil ontstaan in de groep ‘Inkopen’. Daarbij kan dit ook een btw-nadeel opleveren als uw boekhouder de btw verrekent op basis van de geboekte inkopen. Deze te veel afgedragen btw gaat af van uw gewone omzet, hetgeen wederom een margeverlies betekent. U draagt immers meer btw af dan u had moeten afdragen.

Gereed product

Voor de waardering van de voorraad gereed product, zoals bewerkte producten of halffabricaten, gaat u uit van de inkoopwaarde (exclusief btw). Gebruik hiervoor dus nooit de verkoopwaarde.

Voorbeeld
U heeft 20 liter zelfbereide ingrediënten in voorraad. De kostprijs van één liter is € 6. U noteert: ingrediënt A 20 liter x € 6 = € 600 .

Aangebroken voorraad?
Indien u voorraad heeft die is aangebroken, telt u wat er te tellen is en schat u de rest. Tip. Een ezelsbruggetje wat u hierbij kunt hanteren, is: halfvol telt als één eenheid en minder dan de helft vol telt als geen voorraad. U dient hier wel consequent in te zijn! Let op. Ook emballage en statiegeld behoren tot de voorraad, hetzij vol, aangebroken of leeg. Dit wordt nog weleens vergeten!

Bijproducten
Zorg dat bijproducten niet tot de voorraad van het hoofdproduct worden gerekend als deze niet zelfstandig tot omzet leiden. Een voorbeeld: een voorraad suikerzakjes, melkcupjes en koffiekoekjes behoren niet tot de voorraad koffie. Dat zou immers een verkeerd beeld geven van de post ‘Inkoop koffie’ in vergelijking met de post ‘Omzet koffie’. Het gevolg is dan een sterk afwijkende marge op de koffie die u later bij een controle niet meer weet te verklaren.

Voorraad 2020
Is uw voorraad in 2020 veel te hoog gewaardeerd, dan kan dit in 2021 uw inkoopwaarde verhogen en dus daarmee uw winstmarge in 2021 negatief beïnvloeden. Maak daarvan een aantekening in uw administratie.

Ga altijd uit van de inkoopwaarde of kostprijs en dus nooit van de verkoopprijs. Hanteer consequent dat halfvolle eenheden gelden als één eenheid en minder dan halfvolle eenheden als geen eenheid. Denk ook aan de emballage, vol en leeg.

Bron: tipsenadvies.nl