20 augustus

Ik word gek van al die bonnetjes!

Als ondernemer bent u verplicht alle facturen minstens zeven jaar te bewaren. Maar soms wordt u gek van al die bonnetjes die bijvoorbeeld uw werknemers meeslepen. Kan dat nou niet anders of ligt de fiscus dan dwars?


Rompslomp.
Uw administratie verwerkt duizenden transacties per jaar. Alleen al uw medewerkers in de buitendienst brengen tientallen bonnetjes mee, variërend van het broodje bal tot het bloemetje voor de zieke klant of leverancier. Ook die moet u in beginsel allemaal minstens zeven jaar bewaren. Kan dat met minder rompslomp?


Facturen Scannen?
Mag dat?
Tegenwoordig is het reuzesimpel om facturen te scannen en digitaal op te slaan. Kon dat tot voor kort alleen nog via de pc met een scanner op A4-formaat, tegenwoordig is het met een handige app voor de iPhone of een vergelijkbaar apparaat een fluitje van een cent. Ook opslaan in de cloud, dan wel doormailen naar de administratie is binnen een paar tellen gepiept. De vraag is of de fiscus daar genoegen mee neemt of eist dat u toch de echte bonnetjes kunt tonen.


Ja, mits … 
Ook de fiscus begrijpt best dat u van die papierwinkel af wilt. Anderzijds wil men natuurlijk wel de garantie hebben dat uw administratie nog steeds klopt en relatief eenvoudig is te controleren. Het resultaat is dat u facturen in beginsel mag converteren door deze bijvoorbeeld te scannen, maar hieraan worden wel voorwaarden gesteld. Voldoet u aan deze voorwaarden, dan kan een factuur na conversie de prullenbak in.


Voorwaarden
U mag alleen de originelen weggooien als u aan onderstaande voorwaarden voldoet:

  • u zet alle gegevens over;
  • u zet de gegevens inhoudelijk juist over;
  • u zorgt ervoor dat de nieuwe gegevensdrager tijdens de hele bewaartermijn beschikbaar is;
  • u kunt de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd reproduceren en leesbaar maken;
  • u zorgt ervoor dat een controle van de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd kan worden uitgevoerd;
  • u bewaart de uitkomsten van de interne controle. Bijvoorbeeld de afstemming met de oorspronkelijke gegevens en de eventuele analyse van geconstateerde verschillen.


Voorkom risico's bij conversie
Echtheidskenmerken.
Het is vooral belangrijk dat u aandacht besteedt aan echtheidskenmerken van stukken die u converteert. Bij conversie kunnen deze immers verloren gaan. Denk bijvoorbeeld aan het watermerk dat verloren gaat bij het scannen van een papieren document. De fiscus stelt zich op het standpunt dat in deze gevallen ‘de beheersingsmaatregelen in uw organisatie samen met de geconverteerde gegevens (bijvoorbeeld de scan) de gewenste zekerheid moeten geven over de echtheid’ en dat dit dus ‘relatief hoge eisen stelt aan de beheersingsmaatregelen’.


Dus?
Vrij vertaald betekent dit dat de manier waarop men in uw bedrijf omgaat met scans de nodige zekerheid moet geven over de echtheid van de facturen. De scans moeten volledig en goed leesbaar te zijn.

U mag originele bonnen vervangen door digitale, maar let wel op de voorwaarden. Scans moeten natuurlijk volledig en goed leesbaar zijn. Wilt u op zeker spelen, overleg dan vooraf met uw inspecteur over uw conversieplannen.

 

 

Bron: Tips en Advies

Gelezen 1440 keer Laatst aangepast op maandag, 19 oktober 2015 15:31

Administratiekantoor Heling in het kort

Vele jaren ervaring in de administratieve branche bij bedrijven en particulieren zorgen voor een duidelijke maar vooral persoonlijke manier van administratie verwerken. Eenvoudig en doeltreffend. Kantoor aan huis en dus lage overheadkosten zorgen voor vriendelijke prijzen.

Contact

  • Molenakkers 23
    9411 NR
    Beilen

  • 0593 52 60 34
    06 41 78 41 09

  • Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.