05 december

Zorg dat alle (e-)facturen aan de eisen voldoen

De factuur is een belangrijk document in de btw. Niet voor niets zijn daar de nodige voorwaarden aan verbonden. Maar wat als uw factuur niet aan alle voorwaarden voldoet? Hoe zit het eigenlijk met elektronisch factureren?

Hoeksteen.
Waar het gezin de hoeksteen van de samenleving wordt genoemd, neemt de factuur deze plaats voor de btw in. Het is een belangrijk controlemiddel voor de Belastingdienst. Zowel bij de ondernemer die de factuur opstelt, als bij zijn afnemer die de btw in aftrek brengt.

Voorwaarden
Uw facturen moeten aan een heel wat voorwaarden voldoen. Naast uw naam, vestigingsadres en die van uw afnemer, moet u ook denken aan:

  • uw btw-nummer en soms dat van uw afnemer;
  • heldere omschrijving van leveringen/diensten;
  • vergoeding per btw-tarief of vrijstelling;
  • btw-tarief en btw-bedrag;
  • toepassing vrijstelling of bijzondere regelingen, zoals de verleggingsregeling (‘btw-verlegd’), intracommunautaire regeling, marge- of reisbureauregeling (‘bijzondere regeling gebruikte goederen/kunstvoorwerpen/voorwerpen van verzameling of antiquiteiten/reisbureaus’);
  • ‘factuur uitgereikt door afnemer’, indien van toepassing;
  • de gegevens van uw fiscaal vertegenwoordiger (veelal internationaal).

 

E-factuur
Als u uw facturen elektronisch verstuurt, gelden er nog enkele extra voorwaarden. Van belang is dat uw identiteit kan worden vastgesteld en dat de inhoud niet door de ontvanger kan worden gewijzigd. Bijvoorbeeld door de factuur als pdf-bestand per e-mail te versturen. Ten slotte moet de factuur goed leesbaar zijn. U moet dat (allemaal!) aan de hand van uw bedrijfsprocessen gedurende zeven jaar (bewaarplicht) kunnen aantonen. Dat betekent dat u ook voor een veilige opslag van uw gegevens moet zorgen.

Audittrail.
Een audittrail helpt u om transacties administratief te volgen en te controleren. Ook de Belastingdienst moet een audittrail op uw administratie kunnen toepassen. Dat betekent in feite dat de gegevens uit uw administratie controleerbaar moeten zijn. Als u een factuur vanuit uw administratiesoftware verstuurt, moet u daar de ‘trails’, de sporen dus, van vastleggen en bewaren. Zoals de e-mail waarin u de factuur als pdf-bestand verzonden heeft of de e-mail waarin u zo’n factuur ontving. Zo’n audittrail moet bij digitale en niet-digitale administratieve gegevens kunnen plaatsvinden.

Boete
Verzuim.
Als u niet aan uw verplichtingen voldoet, kunt u een boete krijgen. Dus als u geen factuur uitreikt terwijl dat wel moet, of als uw factuur niet alle verplichte vermeldingen bevat, of onjuistheden, kunt u een boete krijgen. Let op. De boete is maximaal € 5.278,-. Volgens het beleid van de Belastingdienst wordt in principe 50% van € 5.278,- als boete opgelegd en kan deze in uitzonderlijke gevallen tot het maximum worden verhoogd. Strikt gezien is elke onjuiste factuur een verzuim waarvoor een boete kan worden opgelegd.

Ernst overtreding.
De fiscus moet bij het opleggen van boetes echter altijd overwegen of de boete past bij de ernst van de overtreding. Als u dus op de factuur ‘margeregeling’ vermeldt in plaats van ‘bijzondere regeling gebruikte goederen’, zal dit minder ernstig zijn dan wanneer u ten onrechte btw op de factuur zet.

Voor e-facturen gelden nog meer eisen dan voor papieren facturen. Ook moet uw administratie (ook digitaal!) goed controleerbaar zijn. Als u niet aan de voorwaarden voldoet, kunt u een fikse boete krijgen. Die kan formeel oplopen tot max. € 5.278,- per foutieve factuur, afhankelijk van de ernst van het gebrek.

 

Bron: Tips en Advies

Gelezen 1172 keer Laatst aangepast op donderdag, 16 februari 2017 10:56

Administratiekantoor Heling in het kort

Vele jaren ervaring in de administratieve branche bij bedrijven en particulieren zorgen voor een duidelijke maar vooral persoonlijke manier van administratie verwerken.
Eenvoudig en doeltreffend. Kantoor aan huis en dus lage overheadkosten zorgen voor vriendelijke prijzen.

Contact

  • Molenakkers 23
    9411 NR
    Beilen

  • 0593 52 60 34
    06 41 78 41 09

  • Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.